У відповідь на запит щодо порядку списання отриманої безкоштовно літератури Національна академія наук України одержала офіційне роз'яснення від Державного казначейства України (лист від 04.12.09 №15-04/3032-21486). У роз'ясненні зокрема зазначено, що документи, які не входять до Державного реєстру національного культурного надбання України, можуть бути передані безкоштовно із фондів одних бібліотек іншим або реалізовані (відповідно до статті 18 Закону України "Про бібліотеку і бібліотечну справу").
При цьому розподіл літератури на "бібліотечний фонд" та "небібліотечний фонд" покладається виключно на розпорядника бюджетних коштів (відповідно до роз'яснення Державного казначейства України листом від 22.12.09 №07-04/1827-7745).
Отже, якщо література не відноситься до бібліотечного фонду, то за умови безкоштовного її отримання здійснюються бухгалтерські проведення за дебетом відповідного субрахунку класу 2 "Запаси" та кредитом субрахунків 683 "Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за загальним фондом", 684 "Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за спеціальним фондом".
Тобто, вона може бути використана для здійснення книгообміну та для презентаційних і науково-організаційних заходів установ.
