Відповідно до чинного законодавства та за рекомендацією Рахункової палати України, після виходу в світ видання, яке було підготовлено і випущене за кошти та на умовах державного замовлення Наіональної академії наук України, Науково-видавнича рада НАН України готує розпорядний документ про безкоштовний розподіл тиражу такого видання.
В цих розпорядження враховується передання академічних видань:
1. До приймалень президента НАН України, першого віце-президента НАН України, віце-президентів НАН України – голів секцій фізико-технічних і математичних наук, хімічних і біологічних наук, суспільних і гуманітарних наук, головного вченого секретаря НАН України;
2. До бібліотек НАН України – Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського та Львівської національної наукової бібліотеки імені Василя Стефаника;
3. До видавництва НАН України, яке випустило видання (НВП "Наукова думка" НАН України або ВД "Академперіодика" НАН України), корпорації "Академкнига" НАН Україна, Науково-видавничої ради НАН України – для презентаційних цілей;
4. До відділень та установ НАН України відповідно до тематики видання та за погодженням з ученими секретарями відділень НАН України;
6. Міністерств і освітньо-культурних закладів відповідно до тематики видання тощо.
7. До бібліотеки установи, в якій було підготовлене видання – решту тиражу, зазвичай приблизно 30–60 %.
Для підготовки розпорядження Президії НАН України про розподіл тиражу установа, в якій було підготовлене видання, повинна звернутися до Науково-видавничої ради НАН України з контрольним примірником та клопотанням щодо безкоштовного передання погодженої з НВР НАН України кількості примірників. На бланку установи за підписом директора (заступника директора, ученого секретаря) установи подається клопотання такого змісту: "У зв'язку з виходом у світ на умовах державного замовлення видання "зазначається повна назва видання" просимо безкоштовно передати ... примірники (-ів) цього видання до установи (зазначається повна назва установи) ".
Після виходу розпорядження Президії НАН України про розподіл тиражу установа, в якій було підготовлене видання, має звернутися до видавництва НАН України, яке випустило видання, з довіреністю на одержання погодженої кількості примірників (бланк суворої звітності, типова форма № М-2, затверджена наказом Мінстату України від 21.06.1996 № 192).
